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KMU & Freiberufler | Fr, 21.09.2012 11:22

Einführung eines Qualitätsmanagementsystems: Wo fängt man an?

Von: Daniela Schwenk

Wenn man sich an die Einführung eines Qualitätsmanagementsystems wagt, so erscheint zu Beginn möglicherweise vieles sehr umfangreich und komplex zu sein. Um systematisch vorgehen zu können und dadurch alle Themengebiete sicher abarbeiten zu können, ist eine Planung im Voraus wichtig.


Bestimmen Sie Mitarbeiter, der innerhalb des Unternehmens die Verantwortung für das Qualitätsmanagementsystem trägt. Diese Person hat dann die Funktion des Qualitätsmanagementbeauftragten (QMB). Sie sollte Mitglied des Führungsteams, bzw. sogar der Geschäftsleitung sein. Bei der Einführung eines Qualitätsmanagements ist die enge Zusammenarbeit der Geschäftsleitung mit dem QMB sehr wichtig.

Der QMB und die Geschäftsleitung sollten sich klar darüber werden, was mit diesem System erreicht werden soll. Welche Ziele haben Sie damit, welchen Nutzen soll es bringen? Halten Sie diese Punkte schriftlich fest.

Daraufhin legen Sie fest, welche Bereiche des Unternehmens in das Qualitätsmanagementsystem einbezogen werden sollen. Ist es das gesamte Unternehmen oder sind es nur Teilbereiche (z.B. nur die Fertigung)? Beschreiben Sie diesen „Geltungsbereich“ in wenigen Worten.

Außerdem sollten Sie sich die richtige Zertifizierungsgesellschaft aussuchen. Welchen Anspruch erheben Sie an den Zertifizierer? Ein Austausch mit dem Auditor/mit der Zertifizierungsgesellschaft schon während des Projekts macht meist Sinn, da man sich von Beginn an weitere Tipps zur Vorgehensweise einholen kann.

Erstellen Sie sich eine Checkliste, in der Sie die Mindestanforderungen der ISO 9001 aufnehmen (siehe dazu: „Die DIN EN ISO 9001 – was fordert sie eigentlich wirklich?“). Zusätzlich sollten Sie sich auf Grundlage des Geltungsbereichs einen Plan für die erste „Ist-Analyse“ machen. Dabei sind vor allem die Schnittstellen und Kernprozesse zu betrachten, zu überprüfen und zu beschreiben. Finden Sie Prozesse, bei denen möglicherweise etwas verbessert werden kann. (Beispiele für die unterschiedlichen Bereiche sind: Wareneingang, Auftragsbearbeitung, die Fertigung bzw. Leistungserbringung, Reklamationsbearbeitung, usw.).

In jedem Fall ist es wichtig, die betreffenden Mitarbeiter oder Kollegen mit einzubeziehen. Die Mitarbeiter im entsprechenden Fachbereich kennen sich aus, können daher Antworten geben und haben möglicherweise schon selbst Ideen für mögliche Verbesserungen und dafür was sinnvoll sein kann und was nicht. Die rechtzeitig Absprache im und mit dem Team ist ungemein wichtig, da dadurch eine erhöhte Motivation entsteht auch zukünftig in und mit diesem System zu arbeiten.

Besprechen Sie, was genau Qualität bei Ihnen im Unternehmen bedeutet. Geben Sie Beispiele dafür an und hinterlegen Sie den Begriff mit konkreten und klaren Kriterien. Wann hat Ihr Produkt/Ihre Leistung die gewünschte Qualität? Formulieren Sie daraus die Qualitätspolitik.

Nachdem Sie erstmals alle Bereiche durch gegangen sind und eine Ist-Analyse erstellt haben, gehen Sie daran alle erforderlichen und nützlichen Dokumente, sowie das Qualitätsmanagementhandbuch zu erstellen. Achten Sie darauf, dass Sie die Mindestanforderungen der ISO 9001 erfüllt haben. Wenn Sie sich dazu entschieden haben mit einem Berater zusammen zu arbeiten, so sollten die beschriebenen Aufgaben von ihm übernommen werden.

Wie Sie ein internes Audit machen und wie Sie die für Sie richtige Zertifizierungsgesellschaft auswählen, erfahren Sie in den nächsten Artikeln der Qualitätsmanagement- Reihe.

Zur Autorin: Daniela Schwenk ist Unternehmerin und betreut Kunden bei der Einführung von Qualitätsmanagement Systemen sowie der ganzheitlichen Erhaltung und Steigerung der Qualität. Nach dem erfolgreichen Aufbau eines produzierenden Unternehmens in Deutschland aus Dänemark als Geschäftsleitung hat sie mit einem Partner ihr eigenes Unternehmen gegründet. Nähere Informationen sind unter www.schmidt-schwenk.de abrufbar.