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KMU & Freiberufler | Di, 14.01.2014 11:13

Fristen beachten bei der Entsorgung von Geschäftsunterlagen

Ab dem 1. Januar 2014 kann ein großer Teil der aufbewahrten Geschäftsunterlagen in den Reißwolf wandern. Allerdings sollte nicht alles was sich über die Jahre angesammelt hat, blindlings weggeworfen werden. Allzu großer Ordnungssinn kann sich rächen, denn eine Reihe von Belegen müssen für das Finanzamt aufbewahrt werden. Darauf weist der Bund der Steuerzahler Baden-Württemberg hin.


Ein Unternehmer muss Geschäftsbücher, Inventare, Bilanzen und sonstige zu führende Bücher 10 Jahre lang aufbewahren. Auch digitale Aufzeichnungen müssen 10 Jahre lang gespeichert werden. Empfangene oder abgeschickte Handels- und Geschäftsbriefe müssen grundsätzlich sechs Jahre lang aufgehoben werden. Die Aufbewahrungsfrist beginnt jeweils mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung in das Geschäftsbuch gemacht, das Inventar aufgestellt, die Bilanz festgestellt, der Geschäftsbrief abgesandt oder empfangen wurde.

Zu Beginn des Jahres 2014 können Unternehmer daher folgende Unterlagen entsorgen:

  • Bücher und Aufzeichnungen mit der letzten Eintragung aus dem Jahr 2003;
  • Inventare, die bis 31.12.2003 oder früher aufgestellt worden sind;
  • Jahresabschlüsse, die bis zum 31.12.2003 oder früher aufgestellt worden sind;
  • Buchungsbelege aus dem Jahr 2003 und älter;
  • empfangene Handels- bzw. Geschäftsbriefe, die bis zum 31.12.2007 oder früher eingegangen sind;
  • Durchschriften verschickter Handels- bzw. Geschäftsbriefe, die bis zum bis 31.12.2007 oder früher abgesandt wurden.

Privatpersonen müssen Rechnungen und sonstige Belege in der Regel nicht archivieren. Wurden sie dem Finanzamt vorgelegt und ist der Steuerbescheid in Ordnung, brauchen die Belege nicht mehr aufbewahrt werden. Fertigt der Steuerzahler seine Steuererklärung mit ElsterOnline an, so muss er die Belege bis zur Bestandskraft des Steuerbescheides aufbewahren, erklärt der Bund der Steuerzahler Baden-Württemberg. Bestandskräftig wird der Steuerbescheid mit Ablauf der Einspruchsfrist. Steuerzahler, deren Überschusseinkünfte (Einkünfte aus nichtselbständiger Tätigkeit, Vermietung und Verpachtung, Kapitaleinkünften und sonstigen Einkünften) in der Summe mehr als 500.000 Euro im Jahr betragen, müssen steuerlich relevante Unterlagen sechs Jahre lang aufbewahren.

Eine besondere Vorschrift gibt es im Umsatzsteuerrecht. Danach müssen Rechnungen, die für Arbeiten oder Dienstleistungen an einem Haus, einer Wohnung oder einem Grundstück ausgestellt werden, zwei Jahre lang vom Mieter oder Hausbesitzer, auch wenn er eine Privatperson ist, aufbewahrt werden.

Neben den steuerlichen Aufbewahrungsfristen sollten Rechnungen oder Quittungen auch aus zivilrechtlichen Gründen aufbewahrt werden. Mit diesen Belegen lassen sich im Streitfall Verjährungsfristen oder Gewährleistungsrechte besser nachweisen.

(Redaktion)