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KMU & Freiberufler | Do, 15.09.2011 15:15

Meeting (1): Was im Meeting wirklich abläuft

Zum Start dieser kleinen Serie über Meetings die Grundsatzfrage: Warum brauchen wir Meetings? Weil wir Herdentiere sind und uns hin und wieder persönlich treffen und beschnuppern müssen, um als Familie oder Team die volle Leistung einer Gruppe zu aktivieren und positives WIR-Gefühl zu entwickeln.


Protest! Die meisten Meetings sind öde und schrecken ab! Ja, weiß ich. Leider.

Meetings misslingen, weil dieses biologisch-archaische Meeting-Motiv von Meeting-Moderatoren nicht begriffen oder nicht beherrscht wird.  Es gibt drei wesentlichen Erfolgskriterien für Meetings:

1) Aktualisierung der Hackordnung / Herstellen von Harmonie

Wenn eine Gruppe zusammenkommt, strukturiert sie sich erst einmal: Wer ist der Chef, wer die Nummer zwei, die Nummer drei und sofort bis zum Rang Nummer sieben. Zumindest unter Männern läuft die Aktualisierung der Hackordnung bis in die siebte Stelle. In Diskussionsblasen mit vielen offenen oder versteckten Angriffen und entsprechenden Verteidigungsparaden, bis alle (!) ihre Positionen gefunden haben. Das ist notwendig. Ohne klare Positionierung können Männer als Horde nicht funktionieren.

Das befremdet die mehr individualistisch eingestellten Frauen: Natürlich spielt auch bei ihnen die Position in der Gruppe eine große Rolle. Aber diese Rang-Ordnung läuft viel sublimer ab, nach außen abgeschirmt durch den Wohlfühl-Schleier von Harmonie und Sympathie und wird im Business vom Wunsch getragen, schnell und sachlich eine Lösung zu finden. – Männer dagegen können nur sachlich, wenn sie zuvor wissen, wer was zu sagen hat ... (aber das hatten wir schon).

Die Aktualisierung der Hackordnung findet immer statt – egal wie oft sich eine Gruppe trifft. Abgekürzt wird sie nur, wenn der Moderator der Gruppe schnell akzeptiert wird, sich durchsetzt und indirekt den Teilnehmenden die Positionen zuweist.

2) Gruppe erbringt Leistung

Steht die Hackordnung, beginnt der Leistungsprozess der Gruppe: Neue Ideen werden vorgebracht, Entscheidungen vorbereitet und getroffen. Allerdings bietet genau das wieder neue Angriffsflächen. 

Größte Gefahr und Falle für den Moderator: Er wird selbst angegriffen und fühlt sich gezwungen, den Anlass des Meetings oder einzelne Themenstellungen zu verteidigen. Bloß nicht! Sobald der Moderator in die Diskussion einbezogen wird oder gar Rechtfertigungsversuche startet, hat er schon verloren: Er ist dann Teil des Streits und kann nicht mehr über den Dingen stehen und steuern.

3) Bedürfnis nach positivem WIR-Gefühl

Nehmen wir mal an, bis dahin ist alles gut gegangen. Dann ist es Aufgabe des Moderators, nicht nur das gute Ergebnis des Meetings zu loben, sondern auch noch einmal deutlich auf das gute Klima und die guten Vorschläge aus dem Team (WIR!) hinzuweisen. Gute Meetings erkennt man daran, dass nach dem Ende des Meetings nicht alle sofort wieder zu ihren Arbeitsplätzen zurückkehren, sondern noch eine kurze Zeit beisammensitzen und sich noch ein wenig unterhalten.

Der wahre Erfolgsfaktor eines Meetings

Und jetzt wird deutlich: Der wahre Erfolgsfaktor des Meetings ist der Moderator. Solange er den Überblick hat und wie ein fähiger Schiedsrichter Fouls durchsetzungsstark ahndet und auf Einhaltung der vorgegebenen Zeiten achtet, wird das Meeting zum Erfolg. Sobald er sich in die Diskussion hineinziehen lässt oder als Chef das Meeting zur Plattform für seine eigene Herrlichkeit missbraucht, kann das Team weder Leistung entwickeln noch WIR-Gefühl.

Wie Sie als Moderator oder Vortragender in einem Meeting die klassischen Fallen umgehen, lesen Sie in den nächsten Folgen dieser Meeting-Serie.

Zum Autor: Claus von Kutzschenbach ist Managementberater und -Trainer in Wiesbaden, Buchautor (z.B.: „Frauen – Männer – Management“) und wurde im Jahr 2010 Präsident des BDV e.V. – Der Berufsverband für Trauner, Berater und Coaches. Adresse: www.cvk-consulting.de