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KMU & Freiberufler | Do, 27.09.2012 11:11

Qualitätsmanagement: Was ist bei einem internen Audit zu tun?

Von: Daniela Schwenk

Ein Qualitätsmanagementsystem einzuführen ist nicht alles. Es muss wirksam umgesetzt werden und einen nachhaltigen Erfolg zeigen. Zur Sicherstellung dieses Erfolgs ist es unverzichtbar, das Unternehmen und das Managementsystem regelmäßig zu überprüfen. Das interne Audit, mindestens einmal im Jahr, ist das Kontrollinstrument dafür.


Als Audit werden allgemein Untersuchungsverfahren bezeichnet, die dazu dienen Prozesse hinsichtlich der Erfüllung von Anforderungen und Richtlinien zu bewerten. Diese internen Audits verstehen sich als hilfreiche Unterstützung und Chance, ihr Qualitätsmanagement kontinuierlich zu festigen und zu verbessern.

Das interne Audit wird in der Regel durch einen dafür ausgewählten Mitarbeiter des Unternehmens geplant und durchgeführt. Interne Audits können allerdings auch von externen Beratern durchgeführt werden. Als erstes wird vom Auditor ein Auditprogramm erstellt. Im Auditprogramm sind sämtliche Führungsprozesse, Kernprozesse, unterstützende Prozesse und Verbesserungsprozesse aufgeführt. Es ist eine Art Fahrplan dafür, welche Prozesse in welchen Zeitabschnitten auditiert werden. Der Auditor erstellt zu den geplanten Auditterminen einen Auditplan. Dieser beschreibt den Ablauf des Audittages. Das heißt, welche Abteilungen zu welcher Uhrzeit auditiert werden. Dies stellt sicher, dass Mitarbeiter aus den einzelnen Abteilungen zur gegebenen Zeit auch verfügbar sind.

Es werden beispielsweise die Qualitätsziele überprüft – werden die Ziele erreicht? Wenn nein, woran kann das liegen? Welche Maßnahmen müssen ergriffen werden? Auch sämtliche Prozesse im Unternehmen werden betrachtet: Wie laufen die verschiedenen Prozesse ab? Funktionieren die Schnittstellen der einzelnen Prozesse? Wie läuft die Zusammenarbeit mit Kunden und Lieferanten? Die Fehlerdokumentation und -häufigkeit in den unterschiedlichen Bereichen wird betrachtet. Daraus lassen sich Möglichkeiten ableiten, wie Fehler zukünftig vermieden werden können. Die Beurteilung der Reklamationsbearbeitung ist auch ein Bestandteil des internen Audits. Die bestehende Kundenzufriedenheit, sowie deren Ermittlung sollte auch unter die Lupe genommen werden. Aus den Ergebnissen der Kundenzufriedenheitsanalyse können dann möglicherweise wiederum Maßnahmen zur Verbesserung abgeleitet werden. Insgesamt werden alle Feststellungen vom Auditor protokolliert und schriftlich fest gehalten.

Die vorhandene Dokumentation sollte insgesamt regelmäßig kritisch betrachtet werden: Ist sie sinnvoll, einfach gehalten und verständlich? Was ist nicht mehr nötig, was sollte neu erstellt oder angepasst werden? Wurden die vorgeschriebenen Berichte und Protokolle erstellt? Werden alle gesetzlichen Bestimmungen eingehalten?

Alle Bereiche des Auditprogramms und Fragen, wie oben beispielhaft genannt, müssen durchgearbeitet werden. Der Auditor hat nach dem internen Audit die Aufgabe den Auditbericht zu schreiben. Dieser Bericht stellt alle Ergebnisse dar und stellt Schwächen sowie Stärken im Unternehmen heraus. Er gibt außerdem Empfehlungen für Änderungen und Verbesserungen. Daraus legt der Auditor Maßnahmen fest die ergriffen werden können oder müssen. Er setzt Termine bis wann das erledigt sein muss und teilt die Verantwortung dafür zu. Auf Grundlage des internen Auditberichts erstellt die Geschäftsleitung dann den Managementbericht.

Wie oft ein solches Audit durchgeführt werden sollte ist abhängig von Größe, Komplexität und Struktur des Unternehmens. Insgesamt macht es Sinn, das interne Audit in vierteljährlichen Abständen durchzuführen. Im Laufe der Zeit kann dann der optimale Turnus für die Audits, mindestens jedoch einmal jährlich, festgelegt werden.

Wie Sie die für Sie richtige Zertifizierungsgesellschaft auswählen und wie ein Zertifizierungsaudit aussehen kann, erfahren Sie in den nächsten Artikeln der Qualitätsmanagement-Reihe.

Zur Autorin: Daniela Schwenk ist Unternehmerin und betreut Kunden bei der Einführung von Qualitätsmanagement Systemen sowie der ganzheitlichen Erhaltung und Steigerung der Qualität. Nach dem erfolgreichen Aufbau eines produzierenden Unternehmens in Deutschland aus Dänemark als Geschäftsleitung hat sie mit einem Partner ihr eigenes Unternehmen gegründet. Nähere Informationen sind unter www.schmidt-schwenk.de abrufbar.