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Franchising | Di, 26.06.2012 11:12

Vertragsmanagementsysteme im Franchising zur Risikovermeidung

Der Franchisevertrag ist die juristische Abbildung des jeweiligen Franchisekonzepts und bildet die Klammer, die das System zusammenhält. Hier werden die jeweiligen Leistungen und Pflichten der Parteien beschrieben und alle wesentlichen Regeln der langfristigen Zusammenarbeit im System erfasst. Dazu gehören regelmäßig auch Vertragsanlagen, beispielsweise Franchisehandbücher, Mietverträge, Leasingverträge oder Finanzierungsvereinbarungen. Aber auch Rahmenvereinbarungen mit Drittleistern, Lieferanten /Werbeagenturen /Softwarelizenzen etc. können einem Franchisevertrag beigefügt sein, um nur einige zu nennen. Jeder Franchisepartnerbetrieb hat dann ebenfalls eigene Vertragssysteme.


Franchising ist ein auf Wachstum gerichtetes Vertriebsinstrument mit dem Ziel, möglichst viele Franchisepartner vertraglich in ein System einzubinden. Deshalb muss man bereits bei der Planung eines Franchisekonzepts dieses Wachstum angemessen berücksichtigen, quantitativ und vor allem qualitativ. Moderne Franchisesysteme sind heute bereits netzgestützt geführt und modulare Franchisehandbücher sind nur noch online für entsprechend zugelassene Nutzer verfügbar. Solche  Handbuchlösungen sind für die Weiterentwicklung eines Systems technisch vorbereitet durch speziell  dafür entwickelte Expertensoftware. Als Franchiseinteressent sollte man durchaus nachfragen, wie ein Anbieter diesbezüglich ausgestattet ist.

Im Franchising wird das Vertragsmanagement als wichtiges Werkzeug zur Risikovermeidung zu beachten sein, was in der Praxis nicht immer in dem gebotenen Maß berücksichtigt wird. Trotz bereits verfügbarer ausgefeilter Vertragsmanagementsoftware, die ein komplexes und effizientes Franchisevertragsmanagement ermöglicht, sind noch nicht alle Franchiseanbieter auf dem neuesten Stand der Technik.

Was sollte man für Anforderungen an seinen potenziellen Franchisegeber stellen, der solche Expertensoftware bereits im Einsatz hat?

Zunächst natürlich die Module zur  sorgfältigen Erstellung eines Franchisevertrages mit allen dafür notwendigen Anlagen und Bezugnahmen, was eine Datenbank mit den vorher entwickelten Bausteinen erfordert, die jederzeit anpassbar und wieder auffindbar sind. Da Vertragsmanagement auch für den jeweiligen Franchisepartnerbetrieb ein Risikokontrollinstrument darstellt, sollte man fragen, ob der Franchisegeber dem Franchisepartner dieses System auch für den Franchisebetrieb verfügbar machen kann.

Alle Verträge eines Systems bzw. eines Betriebes sollten mit solchen Systemen automatisch überwacht werden können durch Fristenkontrollen, Vorgangsdaten, Handlungsoptionen, Kündigungsfristen, Zahlungsfristen, Beträge, Investitionen, Abgabefristen etc. - je nachdem wie diese im Vertrag markiert werden. Sie sollten Workflows aufzeigen, Checklisten und Berichte generieren und wichtige To-Do’s automatisch dem vorher bestimmten Empfänger per Mail zukommen. Natürlich sollte es komfortable Such- und Filterfunktionen geben, etwa um den Vertragsbestand nach bestimmten Begriffen zu durchsuchen oder nach Klauseln, die es aufgrund neuer Rechtsprechung anzupassen gilt oder Vertragsergänzungen und Anpassungen bei entsprechender Weiterentwicklung eines Systems etc. Dazu gehört ein Vertragsbearbeitungswerkzeug samt umfangreichen Datenerfassungsmasken, Übersichten über die Vertragshistorie um ein optimales Vertragscontrolling zu ermöglichen. Vor allem lassen sich durch die Verknüpfung von wirtschaftlichen Parametern der Verträge etwaige Risiken sehr schnell transparent darstellen und jeder Anwender, Franchisegeber und/oder Franchisenehmer kann auf Knopfdruck seine wirtschaftlichen Erfolge und Risiken abfragen. Zudem können solche Vertragsmanagementsysteme aus den Daten je nach Verknüpfung automatisch Berichte generieren, zum Beispiel für die Bank. Dadurch wird das Rating bei der Bank positiv beeinflusst.

Was man ebenfalls beachten sollte ist die Erfassung von Vertragskosten und Erträgen aus Verträgen zur schnelleren Übersicht und in Verbindung mit den Vertragsfristen sogar zur Liquiditätsplanung. Durch integriertes Berechtigungs- und Zugangsmanagement sollten einzelne Bereiche für ausgesuchte Berechtigte zugänglich gemacht werden, die damit zeitsparend die nötigen Informationen aus einem Vertragsverhältnis erhalten. Das gesamte Dokumentenmanagement sollte einfach und intuitiv bedienbar sein und ein entsprechendes Sicherheitskonzept den Umgang mit vertraulichen Vertragsdokumenten und deren gesamte sichere Aufbewahrung ermöglichen.

Wer sich einmal die Mühe gemacht hat, mit der Struktur und den Optionen einer ausgefeilten Vertragsmanagementsoftware seinen Betrieb abzubilden, wird einen erheblichen Effizienzgewinn und vor allem aktuellste Transparenz seiner Vertragssituation erhalten, um nur einige Vorteile zu erwähnen.

Kleinere Franchisesysteme und im Aufbau befindliche Systeme nutzen teilweise externe Dienstleister für solches Vertragsmanagement , was durch internetbasierte und mandantenfähige Software so auch ohne hohe Eigeninvestitionen Franchisegebern und Franchisenehmern den Zugang zu effizientem Systemmanagement nach neuester Technologie ermöglichen und man verfügt von Anfang an über ein Risikomanagement mit konfigurierbaren Risikovariablen, die zum sicheren Wachstum eines Franchisesystems beitragen können.

Zum Autor: Rechtsanwalt Thomas Doeser studierte Rechts- und Wirtschaftswissenschaften in Frankfurt und Tübingen. Seit 1980 entwickelt und betreut er als Berater und Anwalt Franchise-Systeme aus allen Branchen im In- und Ausland. Er ist Vorstandsvorsitzender der Beratergruppe Strategie (EKS) e.V., Mitglied im Rechtsausschuss des Deutschen Franchise-Verbandes sowie in zahlreichen weiteren Fachverbänden und Institutionen.

Thomas Doeser